タグ: CURO

当社が提供する行政書士用業務管理ツール「CURO」 が、インボイス制度に対応した請求書・領収証の発行が可能になりました。

インボイス制度の概要はこちら

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice.htm

事業者登録番号の設定はユーザーのプロフィールから行えます。

【IT導入補助金2024】当社が提供する行政書士用業務管理ツール「CURO」がIT導入補助金対象ツールに認定されました（2024/07/19時点）。

• 案件が増えてきて対応漏れがこわい
• スタッフが増えてきて所内の情報共有をしたい
• DX化を推進したい
• テレワークに対応したい

といったことでお悩みではありませんか？
行政書士用業務管理ツール「CURO」は現役の行政書士で、個人事務所の立ち上げ・行政書士法人設立、運営の経験を持つ私が自らの経験から「こういうツールがあればいいのになあ」という想いから開発したツールです。

ITスキルの格差が大きくなりがちな業界事情も踏まえ、とりあえず使い始められてそれなりの効果が出しやすい点を重視しました。柔軟な設計にしてありますので、事務所ごとのカスタマイズや高度な使い方にも対応させていくことが可能です。

事件簿を自動で生成

CUROは、案件カルテをウェブ上で作成していけば事件簿が自動で生成されていきます。単位会から所定様式の冊子が配布されますが、手書きするのが億劫になりませんか？Excel管理をするにもわざわざ別ファイルを作成して都度更新していかなければならない…。

法定書類とは認識していながらも後回しになりがちな事件簿作成も自動でいつの間にか作成されていきます。

請求書も自動作成

案件カルテには案件の推移や対応内容などを記入していきます。当然、請求した費用や発生した立替金も記入していくことになるでしょう。

これまでは、紙の案件カルテを1件ずつ確認しながら請求書を起こしていませんでしたか？案件カルテを持ち出しているスタッフがいるとそれも待ちになってしまう…。

CUROなら全てウェブ上で入力、発生した立替金や請求する報酬はたった1度入力するだけです。貴事務所の様式で請求書データが生成されています（請求書テンプレートのカスタマイズはオプションです）。

行政書士事務所のリモートワークについて考えてみました。

資料はデータ化するのがおすすめ

一番のネックになりそうなのは、過去の顧客ファイルや紙資料がデータ化されていない場合です。これはコツコツとスキャンしてPDF化していくか、電子化してもらえるサービスを使うかのどちらかになりそうです。電子化サービスは1枚当たりA4で5円くらいのようですので、ちょっとコスト的に大きくなりそうです。

何年も事務所経営されてて大量の紙資料がある事務所ですと数万枚ではきかないでしょうから、ひょっとすると数百万円単位の出費になるかもしれませんね・・・。

となると、事務員さんやアルバイトさんを雇ってひたすらスキャンしてもらう作業をお願いすることになりそうです。果たしてそこまでしてやるメリットがあるか？と言われると私は「ある」と答えます。

実際に行政書士法人でやっていた時、初期の段階で取り組んだのがこの「過去の資料をデータ化する」という作業でした。当時の補助者の方がすごく優秀でコツコツと決めたルールに沿ってスキャンしていってくれました。その後の業務がすごく効率化されたと感じています。

データ化するだけで業務効率が上がる

必要な情報にたどり着くまでの速さが段違いです。同時に該当ファイルを複数人で探すこともできます。また、紙の顧客ファイルを確認するためだけに事務所に行く時間が不要になります。数人のスタッフがいる事務所だと、ファイルの奪い合いを防ぐこともできます（「〇〇社のファイルは？」『今、Aさんが使ってます（持ち出してます）』のようなこと）。

データ化したファイルの整理を工夫すれば、類似案件を横断的に参照することもできそうです。整理そのものの時間も圧倒的に短縮できます。フォルダ分けしてドラッグ&ドロップでOKです。

データ化していくと事務所がスッキリする

もう一つのメリットは物理的なスペースができることでしょうか。データ化さえしてバックアップを取っておけば、紙の資料そのものは事務所になくても支障はないですからね。コピーを紙で保管しておく、というのは意外と場所をとりますが、9割以上の時間は「ただそこに置かれて保管されているだけ」になります。

これから開業する方や、開業してまだ日が浅く紙ファイルの量がそれほど多くない方は、まずは資料をデータ化することをおすすめします。

scansnap等も活用しましょう。何をどこにどういう状態で保存しておくのか、という流れを考えながら整理し、作業していくと自分の業務フローの欠陥が見えてくることがあります。

コロナウィルスの影響でリモートワークへの関心が高まっています。コロナウィルスが出てくる前から厚労省はリモートワークについて助成金を設けるなど積極的に支援策を打ち出しています。

士業事務所の場合は他の業界よりも情報漏洩について敏感にならざるを得ない点と、まだまだ紙文化な点も相まってリモートワークの導入が遅れている業界ではないでしょうか。

一口にリモートワークといっても、構築の仕方やセキュリティのレベルも含め、本当に様々です。IT業界ではもうずっと前から取り組んできている分野なので士業事務所の要望にはほとんど対応可能でしょう（費用面は除いて）。

業務用ソフトはクラウド化されていないものもまだまだあるのですが、これもデータをクラウドに置けば解決、という単純な話ではなかったりします。

• ファイルやデータをクラウドに置いて、自宅PCからでも作業できるようにしたい
• ファイル等は事務所内サーバーに置いて、所内LANでのみアクセスできる様にしたい
• ファイルもアプリもクラウド化してどこでも作業できるようにしたい
• ファイル等は事務所内サーバーに置いて、外部からアクセスできるようにしたい

このあたりは難なく実現できます。費用は現地調査してお見積りとなります。

士業事務所の特徴として、メンバーの素養がものすごく違うケースが多いです。
ボスは60代、アソシエイトは40代、事務員は20～30代、などということも。

私のいる行政書士業界はスタッフを雇用していない事務所も多く、居ても1～2人というケースが多い印象です。ところが、近年は売上をガンガン上げ、パートナー行政書士もおり、勤務行政書士に加え、補助者も大勢いるような事務所がどんどん増えてきました。

人が増えるといろんな人が増えてきますから、元SEという人もいれば、元公務員という人もいます。そうなると、各スタッフのもっているスキルにばらつきがでます。

元SEのスタッフに合わせると、効率的にはなりますが、リアルでのコミュニケーションが減ったり、使いこなすのに前提となる知識が必要となったりします。

元公務員のスタッフに合わせると、帳簿類の管理は行き届きますが、データでも見たいとなれば結局PCへの入力が発生して二度手間になったりします。

年齢性別職歴などがバラバラでも「とりあえず使えて効果が出せる」システムがあればいいなあと思っていたことが開発のきっかけです。