行政書士事務所のリモートワークについて考えてみました。
資料はデータ化するのがおすすめ
一番のネックになりそうなのは、過去の顧客ファイルや紙資料がデータ化されていない場合です。これはコツコツとスキャンしてPDF化していくか、電子化してもらえるサービスを使うかのどちらかになりそうです。電子化サービスは1枚当たりA4で5円くらいのようですので、ちょっとコスト的に大きくなりそうです。
何年も事務所経営されてて大量の紙資料がある事務所ですと数万枚ではきかないでしょうから、ひょっとすると数百万円単位の出費になるかもしれませんね・・・。
となると、事務員さんやアルバイトさんを雇ってひたすらスキャンしてもらう作業をお願いすることになりそうです。果たしてそこまでしてやるメリットがあるか？と言われると私は「ある」と答えます。
実際に行政書士法人でやっていた時、初期の段階で取り組んだのがこの「過去の資料をデータ化する」という作業でした。当時の補助者の方がすごく優秀でコツコツと決めたルールに沿ってスキャンしていってくれました。その後の業務がすごく効率化されたと感じています。
データ化するだけで業務効率が上がる
必要な情報にたどり着くまでの速さが段違いです。同時に該当ファイルを複数人で探すこともできます。また、紙の顧客ファイルを確認するためだけに事務所に行く時間が不要になります。数人のスタッフがいる事務所だと、ファイルの奪い合いを防ぐこともできます（「〇〇社のファイルは？」『今、Aさんが使ってます（持ち出してます）』のようなこと）。
データ化したファイルの整理を工夫すれば、類似案件を横断的に参照することもできそうです。整理そのものの時間も圧倒的に短縮できます。フォルダ分けしてドラッグ&ドロップでOKです。
データ化していくと事務所がスッキリする
もう一つのメリットは物理的なスペースができることでしょうか。データ化さえしてバックアップを取っておけば、紙の資料そのものは事務所になくても支障はないですからね。コピーを紙で保管しておく、というのは意外と場所をとりますが、9割以上の時間は「ただそこに置かれて保管されているだけ」になります。
これから開業する方や、開業してまだ日が浅く紙ファイルの量がそれほど多くない方は、まずは資料をデータ化することをおすすめします。
scansnap等も活用しましょう。何をどこにどういう状態で保存しておくのか、という流れを考えながら整理し、作業していくと自分の業務フローの欠陥が見えてくることがあります。